El departamento de tesorería se enfoca principalmente al manejo y cuidado del efectivo, mientras que su contraparte, el área de contraloría hace lo propio con el manejo de las utilidades. Es importante que estas dos áreas se encuentren en constante comunicación ya que la empresa necesita utilidades pero con manejo sano de efectivo y viceversa, necesita efectivo, pero menoscabando lo menos posible las utilidades. Ambas áreas reportan al director financiero o CFO (Chief Financial Officer). El área de tesorería puede tener áreas de cuentas por pagar, de crédito y/o cuentas por cobrar, de manejo de inversiones (para los excedentes de efectivo), manejo de gastos de capital (Capex- Capital expenditures), de gastos operativos (Opex - Operative expenditures), un área de manejo de divisas en el caso que tenga filiales, clientes y/o proveedores en el extranjero. En la medida en que se hable de una empresa más grande, más robusta se volverá el área de tesorería.
5.2 Determinación de flujos de efectivo
Depreciación. La depreciación es una devengación (disminución o aplicación) de un bien tangible que se realiza tanto contable como fiscalmente. El manejo de este elemento afecta de manera significativa el flujo de efectivo de la empresa. La amortización significa lo mismo, pero aplicado a gastos (pago de servicios) o activos menores. La empresa debe revisar si aplica el método tradicional de depreciación o los métodos que otorgan las autoridades fiscales para estimular la generación de utilidades.
La depreciación es un concepto que implica que al comprar un activo fijo, este es utilizado durante varios ejercicios fiscales, por tanto la autoridad fiscal no permite deducir (restar) de los ingresos de un mismo año, el total del importe de dicho activo, sino que debe aplicarlo en el transcurso de varios ejercicios fiscales. Para tal efecto existe una clasificación en la Ley del Impuesto sobre la Renta donde se indica el porcentaje máximo de depreciación que puede aplicarse en un mismo ejercicio (Artículos 34 y 35 de la Ley del ISR). Ejemplo: En el caso de mobiliarios, el porcentaje máximo es del 10%. Quiere decir que un mobiliario adquirido en un año específico, no podrá restarse de los ingresos en su totalidad, sino sólo en un 10%, y el siguiente año otro 10% y así sucesivamente, hasta depreciarlo en su totalidad. Esto afecta las finanzas de la empresa, pues aunque haya desembolsado el pago en efectivo por el importe total del bien, no puede disminuirlo de los ingresos del mismo año. Es por ello que se otorga un "estímulo fiscal", de deducir en un mismo año un porcentaje menor al 100%, perdiendo el derecho de deducir la parte restante.
En Estados Unidos le llaman Sistema Modificado de Recuperación Acelerada de Costos (MACRS-Modified Accelerated Cost Recovery System), y el sistema vigente aplica desde la Reforma Fiscal de 1986 (Tax Reform Act of 1986), el cual que clasifica en diferentes tipos de activos y porcentajes máximos de depreciación.
En México, se aplica actualmente la misma mecánica a través de los porcentajes indicados en el Decreto publicado el 18 de enero de 2017 y que aplica para ejercicios fiscales de 2017 y 2018 tanto para personas físicas como morales, pero excluyendo ciertos tipos de activos como coches, blindajes, entre otros.
5.3 Administración del efectivo
El presupuesto de caja, o pronóstico de caja, es un estado de entradas y salidas de efectivo planeadas de la empresa. Se utiliza para calcular sus requerimientos de efectivo a corto plazo, dedicando especial atención a la planeación de los excedentes y faltantes de efectivo.
Por lo general, el presupuesto de caja se diseña para cubrir un periodo de un año, dividido en intervalos más pequeños. El número y el tipo de los intervalos dependen de la naturaleza de la empresa. Cuanto más estacionales e inciertos son los flujos de efectivo de una empresa, mayor será el número de intervalos. Como muchas empresas se enfrentan a un patrón de flujo de efectivo estacional, el presupuesto de caja se presenta muy a menudo con una frecuencia mensual. Las empresas con patrones estables de flujo de efectivo usan intervalos trimestrales o anuales.
La entrada clave en el proceso de planeación financiera a corto plazo es el pronóstico de ventas. Esta predicción de las ventas de la empresa durante cierto periodo se elabora generalmente en el departamento de marketing. De acuerdo con el pronóstico de ventas, el gerente financiero calcula los flujos de efectivo mensuales generados por los ingresos de ventas proyectadas y los desembolsos relacionados con la producción, el inventario y las ventas. El gerente también determina el nivel requerido de activos fijos y el monto de de financiamiento (si lo hay) necesario para apoyar el nivel proyectado de ventas y producción. En la práctica, la obtención de buenos datos es el aspecto más difícil del pronóstico. El pronóstico de ventas se basa en un análisis de datos externos, internos o una combinación de ambos.
Un pronóstico externo se basa en las relaciones observadas entre las ventas de la empresa y ciertos indicadores económicos externos clave, como el producto interno bruto (PIB), la construcción de nuevas viviendas, la confianza del consumidor y el ingreso personal disponible. Los pronósticos que contienen estos indicadores están fácilmente disponibles.
Los pronósticos internos se basan en un consenso de pronósticos de ventas obtenidos a través de los canales propios de ventas de la empresa. Por lo general, se pide a los vendedores de campo de la empresa que calculen cuántas unidades de cada tipo de producto esperan vender el siguiente año. El gerente de ventas reúne y suma estos pronósticos, además de ajustar las cifras aplicando el conocimiento de mercados específicos o considerando las habilidades de predicción del vendedor. Finalmente, se realizan ajustes adicionales por factores internos, como las capacidades de producción.
Por lo general, las empresas utilizan una combinación de datos de pronósticos externos e internos para elaborar el pronóstico final de ventas. Los datos internos proporcionan una visión de las expectativas de ventas, y los datos externos ofrecen un medio para ajustar tales expectativas, tomando en cuenta factores económicos generales. La naturaleza del producto de la empresa también afecta con frecuencia la mezcla y los tipos de métodos de pronósticos utilizados.
Un pronóstico externo se basa en las relaciones observadas entre las ventas de la empresa y ciertos indicadores económicos externos clave, como el producto interno bruto (PIB), la construcción de nuevas viviendas, la confianza del consumidor y el ingreso personal disponible. Los pronósticos que contienen estos indicadores están fácilmente disponibles.
Los pronósticos internos se basan en un consenso de pronósticos de ventas obtenidos a través de los canales propios de ventas de la empresa. Por lo general, se pide a los vendedores de campo de la empresa que calculen cuántas unidades de cada tipo de producto esperan vender el siguiente año. El gerente de ventas reúne y suma estos pronósticos, además de ajustar las cifras aplicando el conocimiento de mercados específicos o considerando las habilidades de predicción del vendedor. Finalmente, se realizan ajustes adicionales por factores internos, como las capacidades de producción.
Por lo general, las empresas utilizan una combinación de datos de pronósticos externos e internos para elaborar el pronóstico final de ventas. Los datos internos proporcionan una visión de las expectativas de ventas, y los datos externos ofrecen un medio para ajustar tales expectativas, tomando en cuenta factores económicos generales. La naturaleza del producto de la empresa también afecta con frecuencia la mezcla y los tipos de métodos de pronósticos utilizados.
5.4 Administrción de excedentes y/o faltantes
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